garden
Документооборот сада
Как хранить файлы, назначать формы, согласовывать и выдавать официальный номер.
Документооборот — хранилище файлов, формы на заполнение, маршруты подписи и официальные бланки сада. Договор с семьёй удобнее делать из карточки ребёнка. Здесь — анкеты, положения и исходящие номера.
Делопроизводителю, директору и методисту. Воспитатель заполняет назначенные ему формы. Родитель видит свои анкеты в кабинете, не здесь. Если пункта нет в меню — у вашей роли нет к нему доступа. Попросите директора или напишите в поддержку Erkatooy.
Сад → Документооборот или тот же пункт в меню слева.
Вкладки: Обзор, Документы, Формы, Согласования, Официальные, Конструктор. Набор зависит от роли.
На Обзоре цифры: Черновики, На согласовании, Просроченный SLA, Утверждено за месяц. Панель В очереди, пустое состояние Очередь пуста. График Статусы документов.
| Вкладка | Что там делают |
|---|---|
| Документы | файлы организации, кнопка Создать документ |
| Формы | шаблоны и Назначить форму |
| Согласования | Мне на согласование и Мои отправленные |
| Официальные | Каталог документов, Формирование, Реестр выданных номеров |
| Конструктор | сборка шаблона, Создать шаблон |
Типы шаблонов: Веб-форма, Заполняемый PDF, Документ, Запрос файла. Статусы форм: Черновик, Опубликовано, Закрыто.
- Откройте вкладку Формы или Конструктор.
- Выберите тип шаблона.
- Сохраните.
- Нажмите Назначить форму и укажите получателей.
- Статусы заполнения смотрите в списке форм.
- Откройте Согласования.
- Вкладка Мне на согласование.
- Примите или отклоните.
- Исходящие — в Мои отправленные.
- Откройте Официальные.
- Возьмите шаблон из Каталога документов.
- Заполните реквизиты в Формировании.
- Номер появится в Реестре выданных номеров.
Приказ о зачислении и договор создавайте в карточке ребёнка на вкладке Документация. Общие бланки и регламенты — здесь.
Реквизиты для бланков берут из настроек организации. Пустой адрес вылезет на печати.
Семья не увидит назначенную форму в этом разделе: только в своём кабинете.
После правки шаблона назначьте актуальную версию заново.
- Нет вкладки «Конструктор». Роли не хватает права создавать шаблоны.
- Форму назначили всем подряд. Укажите конкретную группу или семьи.
- Ждёте письмо о подписи. Задача уже в Согласованиях.
- Неясно, какой договор подписан. Смотрите карточку ребёнка, не копию в хранилище.
- Дети — договор и приказ
- Отчёты — воронка сбора форм
- Настройки — реквизиты
- Обзор сада
Частые вопросы
Почему открылся обзор, а не нужная вкладка?
Первый экран — сводка очереди. Нужную зону выбирайте вкладками Обзор, Документы, Формы, Согласования, Официальные, Конструктор.
Чем формы здесь отличаются от договора в карточке ребёнка?
Договор и приказ о зачислении живут в карточке ребёнка на вкладке «Документация». Здесь — общие шаблоны, назначения семьям и сотрудникам, согласования и официальный реестр номеров.